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简单又难做的周例会,如何开好!

放大字体  缩小字体 发布日期:2022-09-05  来源:食品质量管理公众号  作者:食品论坛网友整理  浏览次数:169
核心提示:简单又难做的周例会,如何开好!
   管理其实是很简单的事情,但做到真难。就拿开周例会来说,就是一件非常简单又非常难做到的事情。
 
  一些企业里面周例会开得确实挺糟糕,怎么开的都有。有的是流水账式,主持人宣布会议开始,每个人按照既定的顺序,把自己想说的话一下,大家说完了,主持人说:“会议到此结束!”于是各自散去。有的是一言堂式,主持人说:“会议开始,请张总讲话…… ”总经理说了上周的工作,说了工作中的问题,对大家提出了工作要求,讲完了。主持人说,请大家针对张总发言谈自己想法。“没有想法,好,希望大家认真执行,散会!”于是各自散去。有的是聊天式,并没有固定之模式,想说什么的都有,到时间就结束,各自散去。
 
  怎么开好周例会呢?
 
  要知道如何开好会,其实记住一个英语单词就够了,PATIO,这个英语单词的中文意思是“庭院”。我们可以想象,开会在庭院里开,就更容易记住。英文是这个单词的每一个首字母代表会议的一个原则。
 
  一、会议的目的(Purpose)
 
  会议一定要有目的,而且这个目的应该具体。有没有想过,周例会的目的是什么?
 
  通过跟进、细化、发现问题,改进,推进月度、年度目标的实现。
 
  总之,目的应该非常明确,不是为了开会而开会,是为了达成目标解决实际问题。
 
  二、议程(Agenda)
 
  会议都有一个议程,例会的议程相对固定,可以提高效率。可以来个三段论:
 
  (1)上周行动计划目标的完成情况;
 
  (2)过程中好的方面及存在的问题,需要改进的地方;
 
  (3)新的行动计划和目标、责任人。
 
  三、时间(Time)
 
  时间相对也固定下来,周例会1个小时就可以了,超过1.5个小时的会议一定在浪费时间。如果觉得会议内容太多,1个小时时间不够,怎么办?那就精减会议内容,直到控制在1小时之内。
 
  四、信息(Information)
 
  其实就是会议的内容。
 
  会议内容应强化目标导向性,聚焦在上周的行动计划和目标上和新一周的行动计划上。我能够听到很多人在读自己的流水账,把日常工作都说了出来,这大大地浪费了时间。
 
  五、结果(Outcomes)
 
  会议要有结果,并不仅仅指记录员写的会议纪要,而是指会议上制定的行动计划如何落实,目标和评价标准是什么?责任人是谁?资源保障是什么?总之是为了落地。发现问题,为下一步的改进提供基础。
 
  这五条原则,其中蕴含着PDCA的管理闭环过程,如果都做到了,就会使各项工作不断得到改进和提升。
编辑:foodqm

 
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