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企业面对体系审查如何更好地迎检?八大项。

放大字体  缩小字体 发布日期:2022-11-15  来源:制药人职场加油站  浏览次数:205
核心提示:企业面对体系审查如何更好地迎检?八大项。
   所有的准备,都是为了更好取得更好的结果。
 
  但是,并不是所有的准备,都会有更好的结果的。策略很重要,但也不是很重要。条框是死的,人是活的。
 
  一个教训,不管你做了多少准备,还是需要灵活、应变。
 
  一、迎审准备
 
  1、对认证人员要热情大方:
 
  热情、友好地询问认证人员有没有忌口,有没有名字信仰,有没有机会以便在安排上予以注意。
 
  大方、说话要注意礼貌,要尊敬长者,要尊重妇女。
 
  2、要选择好安全卫生路线
 
  安全路线、根据企业特点,给认证人员佩戴劳保用品讲解安全注意事项及应急响应程序,走不易发生事故(事件)的地点,选择不易发生事故(事件)的时间。
 
  卫生路线、在认证人员必须走的路线、必须去的地方、视力所及的部位要彻底打扫卫生并保持住。
 
  3、要对相关方做出妥善安排
 
  4、对本组织的人员要强调纪律
 
  5、要注意现场人员的安排
 
  6、在认证前要统一文件的版本
 
  二、开好首次会议
 
  1、与审核组商议参加人员范围
 
  2、首次会议由认证机构主持,并注意:
 
  不喧宾夺主,安排好主宾席位;
 
  不迟到,要提前10分钟左右到场;
 
  “一把手”应参加,如确实参加不了要加以说明;
 
  管理者代表不缺席
 
  3、记录参加会议的人员
 
  4、明确认证范围
 
  5、确认手册、程序、文件的有效版本
 
  6、明确一旦发现严重不符合,立即告知管理者代表
 
  7、确认审核准则
 
  三、明确陪审人员及其责任
 
  1、陪同人员的作用及注意事项
 
  2、应由被审核方确定
 
  3、陪同人一般是企业贯彻推动过程中的骨干;
 
  对标准了解、掌握或精通的人员;
 
  善于交往、应变能力强,能很快与审核人员沟通关系;
 
  关键时刻发挥作用,能控制自己;
 
  要注意说话的分寸,该说的说足,不该说的不多说一句。
 
  4、只起向导作用
 
  5、能准确确认不符合项及性质
 
  6、切忌为被审核者报班代替回答问题,可做必要的梯队,或运用形体语言
 
  7、与审核人员不宜当面争论,气氛好时可恰当解释
 
  8、切忌陪同人员与内部人员之间争论问题
 
  9、始终不宜离开陪审现场
 
  10、及时通知下一部门
 
  11、找合适机会,现实自己的水平对误判,利用什么的机会现实水平;
 
  解释时多用标准语言;
 
  出现不符合时能立即确认,并表明所违背的标准条款,表现自己的水平;
 
  12、找到合适的人来回答问题
 
  13、必要时用身体语言提示被问审人员
 
  四、迎审
 
  1、人员安排
 
  最高管理者准备、方针、目标、指标的含义,制定过程;
 
  贯彻标准的目的、意义以及如何策划的,贯标以来取得的成绩以及须持续改进的方面;
 
  机构设置、职能分配、资源等是否充分和合理;
 
  管理者代表、管理者代表的职责与权限;
 
  方针、目标如何使全体员工了解并贯彻执行;
 
  职责分配与组织机构设置的关系;
 
  标准推行的过程;
 
  标准建立、实施的步骤如何和最高管理者沟通。
 
  各级管理人员、自己的工作内同以及职责;
 
  部门工作与标准以及程序的关系;
 
  如何贯彻方针、目标和指标。
 
  2、回答问题的技巧、能直接提供证据可不回答;
 
  回答问题的语言尽量简明;
 
  尽可能多用标准语言讲话;
 
  可以看文件、记录回答问题;
 
  与自己无关的说明原因,不要回答;
 
  不强调任何客观原因;
 
  听不懂或一时回答不上来时可反问;
 
  旁人可主动协调回答;
 
  回答问题时尽可能表露自己的水平,审核员审核时更加慎重。
 
  3、出示证据、证据一定要准确;
 
  提供最好的证据;
 
  尽可能不解释;
 
  不主动出示任何证据。
 
  4、末次会议、由审核组长主持;
 
  首次会议没参加人尽可能不参加;
 
  重申认证范围;
 
  报告审核结果;
 
  宣读审核报告和审核结论;
 
  对不同看法做解释;
 
  约定不符合项完成纠正的时间;
 
  需要时请说明采取的跟踪方式;
 
  确认正视报告和证书送达时间;
 
  最高管理者表态
 
  五、各部门及人员准备工作
 
  1.熟悉公司管理方针,并能阐述其内含。知道公司质量、环境、职业健康安全目标及本部门目标。
 
  2.各岗位对自己本职工作的要求应熟悉并能清楚描述重要的过程、方法、参数、数据,有关环境因素、危险源及管理措施要求。
 
  3.对审核员可能会问到的问题,资料应事先准备好,或随身携带。确保所需的文件和资料可快速找到。
 
  4.各部门对现场环境进行整理,保持清洁整齐。
 
  5.各部门的不合格品、废品、测试品等应于认证前一天全部清理,留在现场的只能是当时的,不合格品的处理应有记录,可追溯形成闭环。
 
  六、回答问题的技巧
 
  1、认证审核当天,公司会安排每组一位主陪审员确保审核顺利。
 
  陪审员不可代替被审核部门人员作答,更不可抢答问题。
 
  对审核中的每一作业项目,各部门需安排一个人主答。
 
  作业现场要安排班、组长在场。
 
  2.各部门在受审前首先简要介绍部门的大致情况,现场人员的姓名,职务。
 
  3.有问必答,答其所问
 
  先确定了解问题后再回答,没有了解清楚的问题可向审核员请教。
 
  4.能直接提供证据可不回答;
 
  回答问题的语言尽量简明;
 
  尽可能多用标准语言讲话;
 
  可以看文件、记录回答问题;
 
  与自己无关的说明原因,不要回答;不强调任何客观原因;
 
  5.审核员认可所答的问题后,不需要延伸,发展该问题。
 
  6.团结一致,不要推卸责任,不要向审核组抱怨对公司、对其他部门的不满意见。
 
  七、出示证据
 
  1、证据一定要准确;
 
  出示的证据需为有效证据(正确版本的受控文件、技术资料、正确的质量记录等)。
 
  2、各种记录均应加以签名确认。
 
  任何修改或涂改要有签名或盖章。
 
  表单记录内容的空白处要划记“/”。
 
  电脑打印的质量记录,有打出姓名者,亦需签名或盖章。
 
  记录修改不能剪贴,不要用涂改带/液涂改。
 
  确保表单记录的完整性,尤其是需要做持续追踪的记录。
 
  涂改过多的记录(多于三处以上)的应予撤换,重写。
 
  审核时尽可能提供三个月内的记录,以便追踪审核。
 
  文件或记录,禁用铅笔书写。
 
  3、文件和记录提交给审核员前经过确认,避免有明显的错误和漏洞。
 
  4、不主动出示任何证据。不要提供与审核无关的资料,以免主动暴露问题。
 
  5、提供最好的证据;
 
  八、其他事项
 
  1、受审者在接受审核时,保持良好的心态,沉着冷静、不要紧张、从容应对。
 
  2、应切忌与审核员的冲突,避免强辩,明显的错误应谦虚接受。
 
  3、接待审核文明礼貌,有工作服着工作服,佩戴工号牌,体现公司的精神面貌。
 
  4、审核工作应予以配合。如到下班时,审核未结束应予配合。
 
  5、审核员所提及之缺点或建议事项要随时记下来(记清楚),尽量在审核后会议(总结会)之前完成文件方面的纠正措施。
 
  6、审核中发现的欠缺部分应尽可能临时完善。
 
  7、对审核中发现的问题,通常以“培训”和“纠正/预防措施实施表”方式处理,并以点带面,而非只局部处理被发现的其中一个问题。
 
  8、多做不一定是符合审核要求,多做部分应予说明、规定。
 
  9、审核开始会议茶水等的准备、会场的布置、参加人员安排。生产工作计划适当调整,使生产顺畅。各部门会议室进行整理,作审核办公场所。
编辑:foodqm

 
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