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体系推行步骤(通用流程)

放大字体  缩小字体 发布日期:2018-09-18  来源:中质盟QAC  浏览次数:515
核心提示:体系推行步骤(通用流程)

本文主要介绍体系推行所遵循的基本步骤,该步骤基于PDCA的思维模式,将各项工作细化,提高推行的可操作性。体系推行可以是从无到有的建立过程或在ISO9001基础上升级到其他体系的过程等。

一、体系策划阶段(P)

准备阶段

1.成立推行小组

1) 任命管理者代表(非必须)

2) 组建体系推行团队

体系推行团队成员应为各部门主管或业务骨干为主的,并且能保证相对充足的时间来完成推行过程中的各项活动。

2.体系诊断和分析

公司现有体系状况与将要建立的体系要求之间的差异有哪些?哪些活动需要新建立,哪些需要废除,哪些可以优化和整合等,体系诊断的目的是为制定推行计划提供依据。

3.制定推行计划

体系推行的各项工作应采用甘特图的形式反映,推行负责人应时刻关注推行进度是否按照计划实施。

4.召开启动大会

体系推行启动大会参与人员应包括:管理者代表、最高管理者(职位越高越好)、体系涉及的所有部门负责人、推行组成员。启动大会上应说明体系推行的时间安排,重要的时间节点,以及简单介绍各推行活动的大概内容。

5.标准培训

介绍将要推行的管理体系标准知识,此处可以和内审员培训一起开展,培训讲师可以是公司内部人员也可以请外部机构。

6.规范组织架构

按照体系的管理范围,重新梳理公司的组织架构,并规定各部门职责。

7.明确体系方针和目标

如果已有体系方针和目标,应评审其适宜性,如没有应建立。

8.过程识别

分析、识别和确定组织内输入与输出都直接与外部顾客相关的过程(顾客导向过程)以及实现这些过程所需要的支持过程和管理过程。

9.文件编写培训

该培训的目的使文件编写人了解文件格式、文件编号、文件控制等要求,避免文件的频繁修订。

文件建立阶段

1.制定文件编写计划

按照推行总计划制定文件编写计划,将需要新增或修订的文件分配到各编写人员,规定具体的完成日期。

2.文件编写

按照文件编写计划对文件进行编写、修订,包括但不限于以下文件:

a) 手册文件(如质量手册、环境手册等)

b) 程序文件

c) 三级文件(作业规范、工艺规程等)

d) 各级文件涉及的表格、标签格式等

3.文件评审

所有的文件必须经评审才能发行,参与评审的人员为该文件涉及的各部门责任人,评审的结果是文件所有争议的地方得以解决。

4.文件会签

文件编写完后,应先确认文件格式和编号是否符合要求,然后提交给相关授权人审核和批准。

5.文件受控与发行

二、试运行阶段(D)

文件培训与实施阶段

1.文件培训

文件编写人安排文件涉及的所有人参加培训,力求使文件的要求让所有人理解并执行。

2.文件实施

各部门各文件使用人按文件规定的要求实施相关活动,必要时,寻求文件编写人进行现场指导,实施过程中要求的记录应予以保存。

3.文件实施效果确认

文件编写人或指定人员应对文件实施的状况进行确认,出现与文件规定不符的情况时,应及时要求责任人改善或修订文件。

内审员培训

内审员应参加审核技能的培训,应具备的技能知识有:过程方法内审能力、审核的策划、体系标准审核要点、不符合项判定、改进措施/验证、审核员的素质、案例分析。

培训完后,应对内审员进行合格内审员资格认定,并由管理者代表签发合格内审员资格证书,所有合格内审员应汇总成合格内审员清单。

三、检查与改进阶段(C,A)

内部审核

体系试运行一段时间后,按照总推行计划的时间安排实施内部审核。本次审核应全过程、全部门、全场所和班次对质量管理体系进行审核,以验证体系的符合项和有效性。

管理评审

由最高管理者主持,针对管理体系运行的适宜性/有效性/充分性进行评审。

改进

内审不符合项以及管理评审输出的改善项目应按拟定的改善计划进行,对改善效果应及时确认和关闭。

体系预审(外部认证机构)

外部预审的目的是为了确认企业的管理体系与标准要求之间是否存在较大的差距,符不符合认证条件,企业的认证工作是否已准备就绪等。如未准备好,可能会推迟认证日期或不予认证。

四、认证阶段

第一阶段认证审核(文件审核)

本阶段主要确认企业是否按照标准的要求建立了相应的文件;一些重要的过程是否按照文件的要求在实施;企业的绩效指标是否在统计、分析和改善;纠正预防措施是否落实以及效果是否经确认等。

第二阶段认证审核(现场审核)

认证机构对组织的所有过程、部门、场所、班次和支持场所进行现场审核,对发现的证据进行判定,开出不符合项报告。

改进

企业对认证机构开出的不符合项按其规定时间回复纠正预防措施以及改善证据。

签发证书

认证机构对企业提交的不符合项纠正预防措施报告进行确认,适当时,会到现场进行确认,符合要求后拟定签发体系认证证书。

后续的监督审核

通常,认证机构会在接下来的第一年、第二年进行监督审核,确认体系的维持状况,每三年一个循环,重新签发体系证书。

编辑:foodqm

 
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