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发送和传送word文档

放大字体  缩小字体 发布日期:2006-06-15  浏览次数:971


    如果协同工作的伙伴是在另一个地方,那么提供审阅的文档和审 阅后的文档都必须通过网络发送到对方机器上。这就需要发送文档。 如果要其他人在同一时刻能收到文档的副本,请使用电子邮件发送 它。
    如果要其他人逐一联机审阅文档的副本,请传送它而不要发送 它。可将文档逐一发送给收件人,使他们可看到原来的修订和批注, 也可同时发送给所有收件人。可允许只修改文档的某些部分。传送 了文档后,可跟踪它的情况。当所有的收件人审阅完文档后,会自 动地将它们返回给原作者。
    发送者也可以把文档副本发送到一个公用文件夹中,用户和其他 审阅者都可以打开该文档,各审阅者从公用文件夹中将文档提出来 审阅。它一般用于处理需要广泛分发的文档,例如公函等,或者在 不能确定审阅者时使用。要使用这种方式,必须安装了Microsoft Exchange Server。

10.4.1 发送文档
    发送文档,即是把Word 作为电子邮件编辑器来写邮件。发送文 档有两种方式,一种是作为正文方式发送,另一种是作为附件来发送。如果文章是短文档,可以作为正文发送;否则以附件发送。具 体操作步骤如下:
    (1)打开要发送的文档。
    (2)选择【文件】菜单中的【发送】菜单项,如果是以正文方 式发送,则从其级联菜单中选择【邮件收件人】菜单项;如果以附 件方式发送文档,则从其级联菜单中选择【邮件收件人(以附件形 式)】菜单项,就可将邮件信息发送给要接受此文档的人。以正文 方式发送文档和以附件形式发送文档的界面如图10-12 所示。
发送和传送<aword文档 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703918585.gif">
    (3)编辑发送文档的审阅者名单,如果有多个审阅者,中间可 以用分号隔开。
    (4)如果是以正文发送文档,单击【发送副本】按钮即可,如 果是以附件形式发送文档,则单击【发送】按钮发送文档。

10.4.2 传送文档
    传送文档有两种情况,一种是文档的原始发送者,他负责把文档 发送出去,经过审阅后再返回到他的手中;另一种是用户只是传送 文档环路上的一位审阅者,他提出审阅意见后,把文档传送到下一 位审阅者。
    如果用户是文档的发件人,则必须创建一份传送名单,然后再开 始传送文档,具体步骤如下:
    (1)打开要传送的文档。
    (2)选择【文件】菜单中的【发送】菜单,然后从其级联菜单 中单击【传送收件人】菜单项,打开如图10-13 所示的对话框。
发送和传送<aword文档 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703919748.gif">
    (3)单击【地址】命令,在弹出的如图10-14 所示的【通讯簿】 对话框中选定传送文档的收件人。
发送和传送<aword文档 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703919643.gif">
    (4)在【键入名称或从列表中选择】框中键入收件人的姓名, 或者从列表框中选择收件人的姓名,然后单击【收件人】按钮,把 选定的姓名复制到【邮件收件人】列表框中。然后单击【确定】按 钮,返回【传送名单】对话框。
注意:
    只有建立通讯簿后,才可以从通讯簿中选择收件人姓名。用户也 可以在【通讯簿】对话框中单击【新联系人】按钮添加新的收件人 姓名。
    (5)如果要传送文档的同时,需要加入一些消息说明,请在【消 息正文】下面的文本框中输入消息即可。
    (6)选定【同时传送给所有接受者】作为传送方式,再选择合 适的保护方式和其他选项。
    (7)如果要传送文档,请单击【传送】命令。
    (8)如果不传送文档时要关闭对话框,请单击【添加名单】命 令,说明只是添加传送名单,暂时不发送该文档。
    用户可选定组的别名作为收件人姓名。但是,这一组中所有成员 只作为一个收件人考虑。如果要将文档逐一传送给组中的成员,或 者将文档传送给个别的成员而不是整个组,则可改变顺序来完成, 收件人将按照修改后的收件人列表中的顺序接收传送来的文档。首 先在列表中选定所需的收件人姓名,然后单击适当的箭头。
    如果是收件人之一,请按照下列过程操作:
    (1)打开要传送的文档。
    (2)如果要将文档传送给名单上的下一个人,请选择【文件】 菜单中的【发送】菜单项,然后从其级联菜单中单击【传送收件人】 命令,打开【传送名单】对话框。
    (3)如果要改变收件人的顺序,选定要移动的收件人的姓名,然后单击适当的移动箭头。
    (4)选定【依次传送给每个接受者】作为传送方式,然后单击 【传送】按钮。

 
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