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在质量管理体系建设中如何发挥中层作用

放大字体  缩小字体 发布日期:2017-07-25  来源:ISO资讯分享  浏览次数:957
核心提示: 确保质量管理体系有效运行,除了领导层高度重视、带头践行和大力推动外,还需要充分发挥各职能部门中层管理者的作用。因为中层管理者既是执行者,又是监督指导人,对体系的有效运行起着承上启下、沟通协调的重要作用,是体系建设的中坚力量。那么,如何发挥中层管理者在质量管理体系建设中的作用呢?我们认为,可以从以下两个方面入手。
 
    确保质量管理体系有效运行,除了领导层高度重视、带头践行和大力推动外,还需要充分发挥各职能部门中层管理者的作用。因为中层管理者既是执行者,又是监督指导人,对体系的有效运行起着承上启下、沟通协调的重要作用,是体系建设的中坚力量。那么,如何发挥中层管理者在质量管理体系建设中的作用呢?我们认为,可以从以下两个方面入手。

    一方面,要激发和保持下级员工执行规章制度的自觉性和自律性。要更好地实施质量管理,必须使每个员工从思想深处认识到质量管理的重要性,并形成良好的自觉和自律行为。中层管理者必须具备强烈的质量意识和完成质量要求的能力,通过有效的指导和示范,帮助下属养成“遵规为圆、依矩成方”的习惯。也就是说,中层管理者应当树立并对下属传递“按文件做事”的思想,扭转员工“按惯例做事、靠会议和领导指示处理常规事”的思想。只有中层管理者正确理解质量管理的含义及其重要性,具有将质量管理理念和技能落实并且普及的能力,才能对下级员工的质量管理工作进行科学有效的指导,促使其按规定、按流程办事,从而增强企业质量管理体系的运行效果。因此,激励和保持员工执行规章制度的自觉性和自律性,应是中层管理者的主要职责。

    一方面,要运用科学方法确保质量管理体系有效运行。正确的方法是做好工作的重要保证,掌握了正确的工作方法,往往能收到事半功倍的效果。实践证明,中层管理者只有掌握科学的理论,运用科学的管理方法,才能保证管理体系的有效运行。

    要清楚本部门的有关规定。清楚规定才能知道怎么做。体系文件就是规定。要养成“按文件做事、按规定做事”的习惯。做任何工作,首先要看有没有规定,以及文件是怎么规定的,不能想当然地做。作为基层单位的中层管理者,就是要按照程序要求,结合单位规定落实好各项工作,并做好相关记录。

    一是明确“做什么”

    要熟悉并吃透支撑管理手册、程序文件的各项规章制度、服务规范、岗位说明书、作业指导书的相关内容,弄清楚“做什么”,明确每项工作的要点,需要留下哪些痕迹以备查阅。

    二是“写我所做”

    要及时对照管理手册、管理目标文件、程序文件,认真组织人员尤其是内审员严格对照上级的要求和目前的管理实际,及时调整有关内容,确保文件的适宜性、充分性和有效性,真正体现“写我所做”。

    三是“做我所写”

    要认真梳理自身业务管辖范围内的岗位说明书、管理办法、规章制度等,清除不适用的条款,增强可操作性,充分体现“做我所写”。

    四是形成自查报告并及时整改问题。

    要经常采用PDCA循环方法,检查工作是否到位。定期组织部门内审员、业务骨干对本部门的某一项工作,特别是运转情况欠佳或新增的工作进行自查,及时形成自查报告,找出问题的症结所在,采取有效的方法加以改进。

    要明确自己应做的事情。中层管理者要明确自己首先是执行者,在此前提下才是管理者和检查者,自己要切实做好分内工作,并确保其质量。

    例如,办公室负责人要随时建立并更新完善“受控文件清单”和“记录清单”,强化对文件的管控,及时识别执行有效文件,标注控制无效文件;加强文件执行情况的自查,在文件执行中发现问题,提出富有建设性的改进意见,持续完善文件、优化流程。

    要指导督促本部门人员做好本职工作。中层管理者要在做好本职工作的前提下,经常检查本部门人员的工作情况,及时发现其工作缺陷,纠正其错误或偏差,帮助他们提高工作质量。

    要加强部门间的横向沟通。质量管理体系各归口管理部门特别是主要管理者,应继续发挥牵头带动、平衡协调的作用,认真对体系文件中的关键环节、关键流程进行研讨,关注重点、攻克难点,注重管理目标的分解落实、日常跟踪等。同时,加强对各基层单位的指导与监督,强化企业内部沟通。特别要做好部门间的横向沟通,消除企业管理的薄弱环节,全面促进企业业绩提升。

编辑:foodnews

 
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