一、为什么企业要做SOP

 

　　企业做SOP的目的和意义，从企业的根本目的来看，无非是为了提高管理运营能力，使企业获得更大的效益。从稍微细化的角度，我们可以从以下两个方面来进行简单的分析。

 

　　1、为了提高企业的运行效率

 

　　比方说，我们经常会在一些窗口行业看到“微笑服务”，他们的经理人员和上级也会对员工有这样的要求，但到底什么是微笑，可能每个人都会有不同的理解。而对于客户来说，他希望得到的是确确实实的微笑，且从每一位员工那里得到的感受也应该是大体上相同的。

 

　　因此，我们就可以通过 SOP的方式将微笑进行量化，比方说“露出8颗牙齿”就是微笑。这样就将细节进行量化和规范了。同时，由于SOP本身也是在实践操作中不断进行总结、优化和完善的产物，在这一过程中积累了许多人的共同智慧，因此相对比较优化，能提高做事情的效率。通过每个SOP对相应工作的效率的提高，企业通过整体SOP体系必然会提高整体的运行效率。

 

　　2、为了提高企业的运行效果

 

　　由于SOP是对每个作业程序的控制点操作的优化，这样每位员工都可以按照SOP的相关规定来做事，就不会出现大的失误。即使出现失误也可以很快地通过SOP加以检查发现问题，并加以改进。

 

　　同时，有了SOP，保证了我们日常工作的连续性和相关知识的积累，也无形中为企业节约了一些管理投入成本。从这个意义上来看，SOP对于提高企业的运行效果也是有非常好的促进作用。

 

二、SOP实施步骤

 

　　1、制定流程程序：

 

　　首先完成工作的主流程图，再根据主流程图做出子流程图，最后依据子流程的具体关键控制点做出相应的标准作业程序

 

　　2、确定执行步骤：

 

　　确定将关键控制点的执行步骤进行完全罗列，经过专业人员的交流和讨论确定具有统一标准的执行步骤

 

　　3、制定SOP：

 

　　根据关键控制点的执行步骤，可按照企业确定的文件模板制定和编写标SOP，最终做到执行步骤的细化和量化

 

　　4、检查SOP并执行：

 

　　在SOP制定完成后，再次根据制定SOP的目的和要求对其进行检查，把握程序的细化和量化程度，避免程序过于简化或步骤过于繁琐

 

三、SOP编制规范

 

　　1、明确责任分工：

 

　　需明确SOP各相关人员的责任，包括负责者、制定者、审定者、批准者等，SOP的格式内应。

 

　　2、格式内容要求：

 

　　（1）每页SOP页眉处注明“操作标准书”字样。

 

　　（2）写明SOP单位全称，明确SOP属性的编码、总页数、所在页码、SOP业务的具体题目、SOP主题的关键词等。

 

　　（3）简述该份SOP的目的、背景知识和原理等。

 

　　（4）具体内容需简单明确，可操作性强，以能使具备专业知识和受过培训的工作人员理解和掌握为原则。

 

　　（5）列出制定该份SOP的主要参考文献。

 

　　（6）每份SOP的脚注处有负责者、制定者、审定者、批准者的签名和签署日期。

 

　　（7）标明该份SOP的生效日期。

 

四、操作标准书使用须知

 

　　SOP的设置可以节省时间、节省资源的浪费，获得稳定的质量，但也可能也可能产生相关问题阻碍目标的实现，企业在设置、使用、管理操作标准书时序注意以下几个问题。

 

　　1、SOP设置需要大量的人力、物力、财力支持

 

　　企业可选择关键、重要、不稳定、容易出错的工序/步骤过程或环节进行SOP的设置。

 

　　2、SOP设置为操作人员的培训工作带来繁重的工作量和工作难度

 

　　重复的工序/步骤过程不必要详细记录，但如果是要操作标准书做动作分析，就要另论了。重点是操作标准书要考虑该工序/步骤过程操作人员者的能力和经验等后，决定期标准内容要写到（细化/量化）什么程度。

 

　　3、SOP变更之后，易无法满足特殊环境需要，会延误时机

 

　　在实际工作中，不知不觉现场的工作比标准书先行一步，操作标准书便成为旧式标准，几乎变成没用的东西。

 

　　这种情况经常发生，要多加留意。发现不足不断改正与完善，让标准书达满分。此外，SOP也往往容易造成“新标准”与“旧实务”之间的矛盾，阻碍革新改善活动。