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管理体系审核中现场巡视的策划和实施

放大字体  缩小字体 发布日期:2017-12-03  来源:质量与认证杂志  浏览次数:202
核心提示:现场巡视是认证审核实施的重要部分,新修订的各种专项法除了确定企业的主体责任之外,都强调了认证机构的附属责任,如何提高现场巡视的质量和效率需要认真思考。然而,巡视前的精心策划和后续巡视的有效实施是实现上述目的的根本。
 
    现场巡视是认证审核实施的重要部分,新修订的各种专项法除了确定企业的主体责任之外,都强调了认证机构的附属责任,如何提高现场巡视的质量和效率需要认真思考。然而,巡视前的精心策划和后续巡视的有效实施是实现上述目的的根本。

    现场巡视是组成现场审核的重要部分,在现场巡视中如何提高管理体系审核的有效性,是摆在每一名审核员面前需要迫切解决的问题。

一、现场巡视的策划

    1、审核组准备会

    管理体系审核一般都要进行审核组准备会。在准备会上审核组组长和专业审核员除了需要交流企业的基本情况、重要环境因素、典型的危险源、食品安全危害等专业信息外,也需要准备好现场巡视的重点。

    2、审核前的准备工作

    审核员特别是专业审核员接到审核计划后,需要提前进行预习,查阅一下该行业关键控制点相关的法规、标准以及该专业当下的先进生产工艺及其设备。熟悉工艺和设备是完成好现场巡视的重要基础。预习一下法规和标准,掌握重要的“参数”,做到心中有数,可以提高现场审核的自信心。

    3、审核路线

    审核路线的策划也是一门学问。首先要好好看看各种路线图,仔细了解其主要的设施布局、设备分布,做好路线的策划。做到巡视主线清晰、重点突出、疏而不漏、提高效率并摆脱企业事先精心准备等因素的干扰,去看审核员想看的东西,法规中重点关注的东西,相关方聚焦的地方。审核员在巡视前要了解企业在哪些场所实施了动火、高处、临时用电、有限空间作业等活动,哪些区域有危险化学品装卸活动的发生,巡视路线要覆盖到这类区域,需要通过实际发生的活动印证风险控制的真实状态。

    对于有自备水的生产企业,其水源地的食品安全控制是审核员巡视的重点。使用到粮食原料的生产企业,其粮食类型的料仓、仓库的虫害控制的表现是巡视的重点。使用到液氨、酒精、正己烷等危险化学品的生产企业,其罐区、泵房、装卸口和车间是巡视的重点。重点污染监控企业的污染物排放点是现场巡视的重点,相关方管理薄弱的生产企业,其现场的相关的危险作业现场是巡视的重点。

    4、生产现场

    对生产场所的把握也是控制审核风险的重要组成部分。审核员可以通过对产品投诉的线索进行生产现场的选择。对投诉频次高、生产批次少、新产品的生产现场,审核员一定要仔细看,应开展全过程、全方位的巡视、观察和抽样。

    5、巡视时机

    把握好巡视时机可以提高审核发现的“分量”,如果受审核方工艺复杂、产品结构多、工厂面积大、有倒班制度、专业多,并且审核组中专业审核员比例较低的时候,可以分开巡视。这样可以重点突出,节奏容易把握。要在充分了解受审核方、受审核部门、受审核的过程、过程控制的关键参数后才能进入到巡视阶段。这样才能看得清、看得准、看得明白,得出的审核发现才会有分量,企业才更愿意接受。甚至,审核员要将巡视穿插安排在车间交接班的时段、安排在车间卫生清洗的时段、车间关键设备的检维修阶段。

    6、陪同人员的选择

    巡视的陪同人员不能仅听从于企业的安排。审核员必须保证审核现场应该有该区域或该过程负责业务的管理人员或操作人员在场,因为在巡视的过程中需要他们的配合和引导,需要询问和解答。

    7、巡视中常备工具的选择

    审核员应提前提醒陪同人员带好在有效期内的PH试纸和消毒液浓度比色试纸以及红外线测温仪,在有毒或易燃易爆化学品的场所,要提醒陪同人员携带经过检定的手持式气体浓度检测仪。审核员在现场巡视中有“三件法宝”,即:带刻度尺的塑料记录夹、小型金属强光手电和可拍照的手机。可以边走边看边记,例如可以使用带刻度尺的夹子进行产品尺寸的粗略测量,可以对固定式工业护栏的结构进行测算,这些不仅能提高工作效率,同时也可以快速进行判断形成审核证据。在巡视中经常会使用手电对设备内壁进行观察,了解其清洁清洗的程度,接触面的内部光洁度,看看有粉尘的场所中配电柜的内部状态,看看投料口处有没有活虫的痕迹等等。有时候也会使用红外线测温仪测测大功率电器的轴承温度,使用手持式浓度检测仪现场测定工作场所中有毒有害物质浓度。在企业允许情况下,用手机拍下相关的证据,在末次会上展示出来,将更具有说服力。眼见为实是审核员从业的基本理念。

    8、巡视前做好着装的准备

    作为多体系审核员在现场巡视前应考虑一下着装的要求。特别是在夏季您可能会看到个别审核老师穿漂亮的裙子、高跟凉鞋进入到审核现场,在户外要打着遮阳伞进行巡视,看到脏的地方、有灰的地方进行遥望等等。

二、巡视的实施过程

    1、首次巡视

    在前面策划的基础上,实施现场巡视,将计划付诸行动,去获得审核证据和审核发现。在巡视之前,审核员已经实施了较好的学习力,那么在巡视中所体现的观察力、洞察力和判断力将取决于足够的专注力和耐心。笔者在审核一家淀粉糖生产企业时经过细心观察和询问,发现污水处理车间现场液碱存放区装卸口处有两个接液桶内有高浓度液碱,没有任何标识,而该车间正在进行新设备改造,有较多施工方在现场工作,很容易发生相关方的意外接触发生化学品灼伤事故。

    2、再次巡视

    很多时候部分审核员仅巡视一次现场,然后坐在办公室完成所有的后续工作。回转多次现场还是非常必要的。例如,在某啤酒企业审核时,第一次巡视的时候,没有生产活动,只能看看基础设施和工作环境,发现一些静态问题。当听说,后续有糖化投料的生产现场时,审核组临时决定再次进入到投料口,经过仔细观察又有了一系列新的审核发现,例如穿戴鞋套的工作人员进入其他区域,鞋底又受到污染。工作人员佩戴钥匙等个人物品不符合操作要求的安全隐患。第二次看到的都是操作层面反映的真实问题。糖化工段是啤酒生产中初始阶段,也是虫害控制的敏感区域,是影响啤酒口味一致性、啤酒新鲜度、发酵成熟度和发酵度一致性的关键阶段。上述问题的反馈引起了企业高层的高度重视和深刻反响。审核员要有坚韧不拔的个人素养,不要吝啬脚步。

    3、巡视中获取审核证据的方法

    经过精心的准备,手握适宜的工具,甘于深入到生产车间最艰苦的现场,再凭借审核员多年专业的积累和标准及法规要求的理解和应用能力。在审核过程中获得审核证据将是水到渠成的事情。中医讲病情的诊断要使用望、闻、问、切四种方法。这和现场审核中使用的方法有异曲同工的相似。观察、询问、聆听也是审核员使用最多来获得审核证据的方法,在这里不需要赘述。现场亲身验证的手段需要审核员加以更多的应用。如当审核酒精罐区的时候,要在罐区现场结合设计图纸并借助测量工具来确认安全距离是否符合法规要求。

    4、巡视安全

    审核员不仅要在精神上投入工作,在现场巡视中也要注意听取陪同人员的劝告,注意自己和他人的安全。必要时,应听从企业的劝告,戴上安全帽、耳塞,走人行道,看现场的限位标识和警示标识。不能不懂装懂,随意触碰各种设备,随意接触高温物体,随意靠近场内机动车辆。在进入车间前,要认真听取相应的安全注意事项。不能因为审核组的随意驻留和的不安全行为给作业者带来影响和潜在的安全风险。当巡视到易燃易爆场所,自觉关闭手机等电子设备,请自觉将明火上交,在有防静电的场所进行巡视时,要正确使用静电释放器。在未征询受审核方陪同人员允许的前提下,不要轻易打开未开启的门,不要轻易触碰正在生产的产品,不要轻易接触已经清洗和消毒过的食品接触面。

    5、巡视后对线索的追踪

    现场巡视后,通常会获得很多线索,但要进行追踪和验证。审核员需要有严谨谨慎的态度,最怕主观经验和臆断从事,除了要用事实说话之外,还要针对评价准则的要求对审核证据进行论证。

三、小结

    巡视仅仅是现场审核中一个重要的过程,是审核活动的一个阶段。巡视的质量和效率将会影响整个审核过程的质量和效率。良好的巡视策划,把握好适宜的巡视节奏是成功的开始。
编辑:foodnews

 
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