记录是记载过程状态和过程结果的文件，是质量管理体系文件的一个重要组成部分。所谓过程状态主要针对产品质量的形成过程和体系的运行过程，而过程结果则是指体系运行效果和产品满足质量要求的程度。根据记录的上述特性，记录在组织的质量管理体系中发挥着重要的作用。

 

　　记录的填写要求：

 

　　1、记录用笔要求

 

　　记录用笔可以用钢笔、圆珠笔或签字笔，不应用红笔，这些笔能够确保记录永不褪色。用笔一定要考虑其字迹的持久性和可靠性。

 

　　2、记录的原始性

 

　　记录要保持现场运作、如实记录，这就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是当天的运作当天记，当周的活动当周记。做到及时和真实，不允许添加点滴水分，使记录真实可靠。记录保持其原始性，不可以重新抄写和复印，更不可以在过程进行完后加以修饰和装点。

 

　　3、记录的清晰准确

 

　　记录是作为阐明质量管理体系所取得结果或提供体系所完成活动的证据的文件而策划设置的。即是证据，首先要属实，要做到属实，就要将过程做到位并确保事实记得正确和清晰，语言和用字都要规范。不但使自己能看清楚，也能使别人都看清楚。

 

　　4、笔误的处理

 

　　在填写记录出现笔误后，不要在笔误处乱写乱画，甚至涂成黑色或用修整液加以掩盖。正确的处理笔误的方法，是在笔误的文字或数据上，用原使用的笔墨画一横线，再在笔误处的上行间或下行间填上正确的文字和数值。

 

　　5、空白栏目的填写

 

　　有些记录在运作的情况下所有的栏目无内容可填，怎么处置呢？空白栏目不能不填，其填写的方法是在空白的适中位置画一横线，表示记录者已经关注到这一栏目，只是无内容可填，就以一横线代之，如果纵向有几行均无内容填写，亦可用一斜线代之。

 

　　6、签署要求

 

　　记录中会包含各种类型的签署，有作业后的签署，有认可、审定、批准等签署，这些签署都是原则、权限和相互关系的体现，是记录运作中不可少的组成部分，任何签署都应签署全名，同时尽可能的清晰易辨，不允许有姓无名或有名无姓情况存在。

 

　　质量记录填写有以下事项需要注意：

 

　　1、报表填写必须完整，尽可能详细，对所列示的所有内容均要填写清楚，如不能填写的内容要用斜线（/）划掉，特别是签名栏的填写，要写全名。

 

　　2、记录要求准确清晰，不得潦草，更不得随便在记录上乱涂乱画，记录背面也一样，特别注意的是要检查最后填写的清晰度，不清晰者要进行重填。

 

　　3、记录不得随便进行更改，需要更改时正确的做法是先将错误的地方用一条横线划掉，然后在旁边写上正确的内容，同时在旁边进行签名，并写上日期。值得注意的是：

 

　　（1） 如是数字错误，应将整个数字划掉，不能仅将数字中写错的位数划掉。

 

　　（2） 签名时要注意写全名，不能仅写一个字或写某主任、某经理、某先生、某小姐等。

 

　　（3） 填写日期时要写全年月日，例如文件的起草日期为2019年12月1日可写为1/12.19或2019/12/1、2019.12.1等。

 

　　4、不准使用涂改液，也不能使用修正纸等，不准用铅笔填写，一般不准用红色笔迹填写，尤其是签名。

 

　　5、记录报表的日期和流水号要写全，便于追溯和管理。日期填制要写全年月日，如2019年12月1日；流水号的填制必须按固定的编号规则进行，流水号的填写位置在报表的右上角。推荐的编号格式为：年份/月份/流水号，如2019年12月的第15份报表的流水号为19/12/015。