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质量管理体系文件编写要求

放大字体  缩小字体 发布日期:2024-06-06  来源:管理体系学堂
核心提示:质量管理体系文件编写要求
 一、质量手册编写要求

质量手册一般由概述、正文和补充三部分构成。各构成部分包含的内容:
 
(一)概述
 
1、封面:包括文件编号、手册名称、公司名称、发布实施日期等
 
(请注意所有文件中时间前后一致,至少要有3个月以上的记录)
 
2、批准页:总经理签字发布,包括质量手册的重要性和各部门实施要求,以及何年何月何日起实施。
 
3、目录:各章节的题目和页码。
 
4、前言:企业基本情况,如公司名称(工商登记证的全称)、地址、规模、通讯方式、发展概况、所获荣誉等。
 
5、质量手册的管理:说明质量手册是由哪个部门负责编制,谁负责审批、更改、发放、保管、作废等如何控制。
 
6、术语和缩写:关于质量管理方面的术语,应采用ISO9000《质量管理体系基础和术语》中的定义。
 
(二)正文
 
1、组织机构
 
先画组织结构图,再明确机构设置及各部门的职责、职权。
 
      (一定要与实际相符,实际有多少部门就写多少个部门,中层以上部门即可)
 
2、质量职能
 
       以职能分工表的形式,将各质量管理体系要求分配到各个部门。即每一项质量活动确定负责部门和配合部门,明确职责,避免无人负责和相互推诿。
 
3、质量管理体系要求
 
       这是正文中主要的部分。要对所依据标准的各条要求,就如何进行管理和控制一一予以阐述,手册中各项内容的先后顺序尽可能与标准内容顺序一致,以便对照。编制手册时必须注意覆盖标准要求,不能随意取舍又不加任何说明。
 
(三)补充部分
 
包括附录和附加说明。
 
       附录部分在于补充说明正文的内容。如组织结构图、质量职能展开表以及质量手册涉及的其他图表等。
 
       附加说明一般包括:质量手册的起草单位、起草人等需要说明的事项。
 
二、程序文件的编写

(一)程序文件的作用
 
1、促进公司管理正规化。
 
       程序文件将公司内部各种质量活动和质量工作的内容、顺序、方法及要求作出具体明确规定,要求员工按此文件执行。
 
2、协调公司内部的各项活动。
 
       程序文件对涉及各个部门的接口问题,都作出明确规定,使各部门能够相互配合,促进工作顺利进行。
 
3、承上启下的作用。
 
       程序文件是对质量手册的展开,它规定了实施质量活动的具体内容、方法和步骤,即对应该做什么,由谁去做和怎样做提出了要求。至于某个具体工作、某项作业如何能够达到标准的要求,即具体做法的指导则是工作文件的内容。因此,程序文件相对于质量手册和工作文件起着承上启下的作用。
 
(二)程序文件的编写原则
 
1、必须是涉及到质量管理体系的一个逻辑上的独立部分或活动。
 
2、内容必须同质量手册的规定要求相一致。
 
3、应简炼、准确,具有很强的可操作性的要求。
 
4、不涉及到纯技术性的细节问题。
 
(三)程序文件格式
 
由三部分组成:概述部分、正文部分、附录或附加说明。
 
1、概述部分
 
(1)名称:程序文件名称
 
(2)编号:按文件编码系统统一编号
 
(3)页码:共几页第几页
 
(4)版次:标出受控文件版次
 
(5)日期:注明发布、生效或修改日期
 
(6)审批:编写、审核、批准
 
2、正文部分
 
(1)目的(Why),主要说明公司为什么开展这项活动,要达到什么目的。
 
(2)范围(where):开展此项质量工作的工作范围,涉及哪些方面,注意和禁止事项。
 
(3)职责(Who):明确由哪些人来实施此项工作及其责任和权力。要特别注意明确准归口主管,谁辅助配合。
 
(4)工作程序(What、How、When):主要说明工作的顺序。每个工作程序应包括完成该活动的工作内容、方法和质量控制的要求。包括采用什么设备、工具以及如何控制等。
 
(5)相关文件
 
       引用与质量活动密切相关文件编写及文件名称,有多少就引用多少。
 
(6)报告和记录
 
        要明确规定本质量活动所产生的报告和记录,以及应该采用的表格和记录格式。
 
3、附录或附加说明
 
       一般对在正文中提到的,而在正文中又没有必要或不好加进去的内容,以附录或说明的方式列在后面。如相关标准或相关文件的摘要等。
 
三、工作文件的编写

(一)概念
 
       工作文件是针对某一具体工作做的详细规定,并提出允许做和不允许做等注意事项。只针对某一具体岗位而制定,它是在现场应用较广泛的文件。
 
       工作文件的编写既要总结、吸取以往工作经验和教训,又要采纳先进的技术和方法,它是对怎样工作或作业的科学描述。工作文件对工作细节的正确描述,保证现场工作各个环节准确无误地进行,使现场处于受控状态。即工作人员在现场工作过程中,如果确实按照工作文件的要求去操作,就可以避免出现差错。
 
(二)作用
 
1、提高工作质量,帮助工作员按步骤按要求完成作业。
 
2、为管理层提供必要地质量信息,以便及时发现存在的问题,采取有效的纠正措施。
 
3、有利于对公司职员开展培训,提高职员素质。
 
(三)编制原则
 
1、适宜性原则。
 
       在公司里,并不是每一项工作、岗位都需要工作文件,一般是在较复杂、技术要求高、容易出现问题的工作环节上使用。一般以如果没有工作文件就不能保证服务质量为原则。
 
2、指导性原则。
 
       工作文件应详细而准确地描述工作或作业,规定作业目的、作业前的准备工作、需确认的事项、作业的顺序、作业时应注意的事项等方面,使员工对作业有清楚而准确的了解。
 
3、可操作性原则。
 
       工作文件的目的就是为了给操作者足够的指导,帮助他们完成工作,所以应具有很强的可操作性。
 
(四)基本内容及格式
 
1、作业目的。
 
       指完成工作应达到的目标和结果,也就是为什么要进行此项工作,完成此作业要达到的技术指标等。
 
2、作业前的准确和确认事项。
 
3、作业流程。
 
        是指导完成作业的顺序及步骤,规定每一个步骤的具体操作要求和操作内容等。
 
4、作业注意事项。
 
5、其他注意事项及特殊事项。
 
        主要是处理异常的程序以及对于关键问题、特殊需求确认的规定。
 
6、工作图
 
       如有必要可以附上工作图,在正文部分适当穿插必要的图示加以说明。
 
四、质量记录的编写

(一)概念
 
        质量记录是记载本企业的产品或服务过程质量形态、质量管理体系运行状态和结果的文件,应该能够直接、间接证明服务工作能否满足技术要求、合同要求和法规要求,证明本公司的质量管理体系是否按规定条件运行,达到预期的有效性。
 
       质量记录是进行可追溯性,采取纠正和预防措施,进行质量改进的重要依据。
 
质量记录表格应受控,填好的记录应管理。
 
(二)编制原则
 
1、必要性。
 
       编制时对各项记录进行重要性、必要性、使用价值等评审和取舍,并不是说质量记录越多越好,只挑选必要的原则事实和数据作为质量记录。
 
2、规范化。
 
       要尽量采取统一的格式和内容使之规范化,便于管理和运用计算机进行处理。
 
3、经济实用性。
 
       要考虑本部门、本部分的具体情况,按轻重缓急作出取舍,注意信息成本,要经济实用不要搞花架子。
 
五、重点说明

1、质量管理文体一定要着重考虑可操作性问题,制定的措施必要有执行力。编写中,一定要实事求是,事实上有多少写多少。不要在质量手册有提及,事实做不到,或者无证据支撑。
 
2、必须有培训资料,包括企业年度培训计划表、培训使用的考试试卷、考试成绩登记表等材料。
 
3、企业管理制度应放在工作文件中,而不应放在质量手册。
 
4、质量手册、程序文件、工作文件应注意包装,尽量精美,体现公司重视程度和认真态度。
编辑:foodqm

 
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