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HACCP体系内部报告管理制度分享

放大字体  缩小字体 发布日期:2022-12-06  来源:食农认证联盟公众号  作者:食品论坛网友 huang82798505 分享  浏览次数:251
核心提示:HACCP体系内部报告管理制度分享
第一章  总则
 
  第一条 为了保障公司内部各类管理信息及时、准确的传递,加强公司管理与内部控制,确保公司内部报告信息披露的真实、完整、准确、及时,结合公司实际情况,制定本制度。
 
        第二条 本制度适用于公司各部门及全体员工。
 
  第三条 本制度所称内部报告,是指各部门根据公司内部管理需要编制的,为满足公司战 略实现为目标、决策和控制为核心,提供具有相关性、可靠性和可比性信息保证的文件。
 
  内部报告包括财务报告、审计报告、信息调研报告、项目专案报告、部门总结报告、工作规划报告、工作分析报告、工作建议报告、重大事件专题报告等方面的报告。
 
  第四条 总经理办公室是内部报告信息的归口管理存档部门,各部门负责部门职能层面的内部报告、制作、分析、归档及管理工作。
 
第二章  内部报告编制
 
  第五条 内部报告编写应防止不同信息采取“打包”方式处理,出现定性错误,处理不当。
 
  第六条 内部报告编写内容应做到以下要求:
 
  (一)客观、准确提出事实数据:
 
  保持客观性以让报告使用者充分了解情况是内部报告的基本原则;
 
  (二)围绕主题、文字力求简洁:
 
  要提纲挈领,应附有围绕主题的充分材料,同时又要使报告使用者足够活楚了解报告事项,要有说服力的提出结论,突出主要信息的叙述和对事实的分析,注意每个问题甚至整个报告得出的结论都要准确:
 
  (三)有限证据或数据部信息不能代表全部信息,个别问题不能代表普遍问题;对抽样事项的抽样方法及抽样规模进行说明,避免不当;
 
  (四)报告表述要通俗易懂:
 
  尽可能少用专业术语和不规范术语,尽量不使用含糊的词语:必须使用技术性术语及生僻的缩略语时,应对用语进行活楚定义:
 
  (五)结论活晰:
 
  要让报告使用者活楚了解结论,而不应让使用者自己判断:
 
  (六)结论如实、客观阐述:报告防止夸大或片面定性,应依据客观数据、信息作出阐述;报告应使用活晰明确、客观公正的词语进行叙述,避免使用会产生歧义和争辩的语言。
 
  第七条 内部报告编写格式应包括以下内容:
 
  (一) 报告名、文件号:
 
  (二)起草或制定部门:
 
  (三)执行范围、报告内容;
 
  (四)报送和抄送部门。
 
第三章  内部报告审核
 
  第八条 各部门对内部报告的审核应注意以下要求:
 
  (一)采集的信息,要进行真实性和逻辑性审核,保证数据真实客观:
 
  (二)对信息、资料核实有无遗漏、重复;
 
  (三)对把握不准或有疑问数据、信息,应提交讨论审核确认。
 
  第九条 部门经理针对内部报告进行实质审核。部门经理提出审核意见,重新对内部报告进行修改:部门经理对报送信息的质量、及时性和合规性负责。
 
  第十条 部门经理审核通过后,提交分管高管进行复核,并针对内部报告内容进一步提出修改建议,将修改意见反馈到部门重新进行编制。
 
  第十一条 部门经理根据建议进行修正后提交公司高管审批。
 
第四章  内部报告传递
 
  第十二条 各部门应定期报送内部报告,促进建立标准化的报告数据收集流程并尽可能实现自动化。
 
  第十三条 内部报告传递各环节应实行向定向对象传递的要求,应做好内部信息保密措施,不得向非传递对象传递信息,以避免信息的泄密。
 
  第十四条 各部门应就内部报告反馈的信息或内容进行解释、说明,并就内部报告提及的问题进行评估及提出解决措施。遇到重大问题,需跨部门或高管协助的,应召开专题讨论会议。
 
第五章  内部报告保管
 
  第十五条 各部门在业务中得到的信息报告除特殊留用外,须交由总经理办公室档案管理员进行处理并保存。
 
  第十六条 总经理办公室档案管理员对存放在资料室的所有档案资料的安全及保密负责:
 
  未经其许可其他管理人员不得进入公司资料室。
 
  第十七条 凡因工作需要须使用公司内部报告档案者,须登记签名;机要文件须公司高管审批,一般性内部报告由部门经理审批。
 
  第十八条 查阅或借阅档案人员须爱护档案,切勿圈划、涂改、剪裁、损坏、丢失,违者根据情节严肃处理
 
  第十九条 内部报告保管期限根据公司《档案管理办法》规定的期限进行保管。
 
第六章  内部报告保密
 
  第二十条 内部报告责任人及其他因工作关系接触到信息的工作人员在相关信息未公开披露前,负有保密义务。
 
  第二十一条 公司高管、经理,以及接触信息的其他人员,在相关信息尚未公开披露之前。
 
  应当将该信息的知情者控制在最小范围内,对相关信息严格保密,不得泄漏公司的内部信息。
 
  第二十二条 未经公司审批程序,公司任何部门均不得以公司名义对外披露公司任何信息。公司相关部门草拟内部刊物、内部通讯及对外宣传文件的,应依据公司审批权限审批禁止在宣传性文件中泄露公司未经披露的任何信息。
 
第七章  内部报告评估
 
  第二十三条 内部报告评估以信息收集、处理和传递的及时性,报告的真实性、安全性,以及报告内部控制的有效性等方面进行评估。
 
  第二十四条 部门或相关人员发现内部报告存在缺陷或信息失真等情况时,可向报告撰写人或部门经理提出修正和完善内部报告。
 
  第二十五条 内部报告评估由部门经理进行初审,主要审查内部报告使用资料的合理性依据的合法性,论述方法及技术的科学性,报告格式的规范性、内容的完整性等,并提出必要的修改意见,报告撰写人应对部门经理的质疑进行解答。
 
  第二十六条 报告撰写人对部门经理初审意见分析处理。若持有异议,可提交分管高管进行再次评估,分管高管召集相关责任人研究讨论后,提出最终意见。报告撰写人根据最终意见进行修正。
 
  第二十七条 内部报告评估由部门内部定期组织实施,原则上每年度至少进行一次评估。
 
  第二十八条 公司应有效利用内部报告进行风险评估,准确识别和系统分析生产经营活动中的内外部风险,确定风险应对策略,实现对风险的有效控制,对丁内部报告反映出的问题应当及时解决,涉及突出问题和重大风险的,应启动应急预案。
 
第八章  重大信息报告管理
 
  第二十九条 重大信息报告是指当出现、发生或即将发生重大信息时,按照本制度规定,相关部门和人员,应及时将有关信息向公司高管、总经理、董事长报告。
 
  第三十条 相关部门和人员,应以书面形式按照内部报告编制要求向公司提供重大信息。
 
  第三十一条 若遇突发或紧急的重大信息,相关部门或人员应在第一时间以电话等方式通知公司局管、总经理。并在最短时间内撰写好内部报告提供给公司局管决策与应对。
 
  第三十二条 公司高管有权随时向相关部门或人员了解应报告信息的详细情况及进展,相关部门或人员应及时、如实地向公司高管说明情况,回答有关问题。
 
  第三十三条 公司相关部门或人员对履行报告信息义务不得互相推诿。
 
第九章 附则
 
  第三十四条 本管理制度由总经理办公室制定、修改及解释。
 
  本管理制度发之日起执行
编辑:foodqm

 
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