实验室接收样品时，应仔细检查，确认并记录样品的以下信息：

1、名称（由客户命名）；

2、类别（如土壤、自来水）；

3、数量（如5袋、3瓶）；

4、规格（如1kg/袋、500mL/瓶）；

5、性状（如褐色粉末、黑色颗粒、无色液体）；

6、运输条件（对运输条件有要求时）；

7、采样日期和时间（检测有时限要求时）。

除了采用文字描述，必要时实验室可通过影像（如照片）记录样品的性状。

样品确认无误后应及时进行标识，标识内容包括：

1、样品名称；

2、样品的唯一性编号；

3、样品状态（未检、待检、已检、留存）。

确保样品在实验室期间保留样品标识及时更新样品状态。

样品接收方式：

若客户为送样上门，实验室收样人员尽量与客户一起清点样品，确认无误后再签订委托合同。若样品不满足检测要求，或与客户声称情况不一致，应在合同签订前向客户提出。

若与客户为远程签订合同，客户通过物流传送样品，收到样品发现异常情况应第一时间联系客户。实验室有义务向客户说明运输条件要求及样品的检测时限要求。

异常情况及处理：

1、样品并非客户声称的类别/质量

如：客户要检测大米中镉含量，寄来的样品为一袋大黄米；

客户送来一个打磨成型的啤酒瓶底，说是祖母绿（实际发生过）；

客户声称送来的金首饰为120.8g，实际上仅有102.65g。

实验室发现后应及时告知客户，确认是否为邮寄错误或客户理解/认知有误。

2、样品数量与声称不符

是否为客户忘带了，快递漏发，还是多个快递部分丢失。

3、样品量不够

如检测需要50mL，客户样品仅20mL。要向客户询问是否可补充样品，还是直接安排检测。若不补充样品，实验室应向客户说明样品量不足对检测结果带来的影响（如方法检出限增大、无法留样、无法进行重复性测试、无法进行样品加标等），并在报告中进行声明。

4、样品变质

如：珠宝样品，收到的珠宝有破损；食品样品，保存期较短，或包装破损，导致样品变质，应及时通知客户。包装破损时，即便无肉眼可见的变质，也需要通知客户。

5、样品运输储存条件不符合要求

样品中有机物检测，要求4℃以下冷藏保存，客户常温带来或寄过来。实验室应向客户说明运输储存条件不符对检测结果带来的影响。若客户坚持继续检测，需在委托合同和检测报告中作出声明。

6、样品存放时间过久

如某些细菌检测，要求在采样后8小时内开始。客户样品采集至接收样品已到达或超过规定时限，应向客户说明超过时限后检测对检测结果带来的影响。若客户坚持继续检测，需在委托合同和检测报告中作出声明。